智慧档案管理系统

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谈谈关于智慧档案管理的现状 !

谈谈关于智慧档案管理的现状 !

发布日期:2021-03-29 编辑: 点击:

  以大数据、云计算、区块链、人工智能、云存储等为代表的新一代信息技术发展和应用,以及内外部环境受到冲击和洗礼,给企业带来了新的挑战。企业的档案数据正在呈指数级速度增长,档案来源除传统纸质版档案和结构化数据外,还增加了半结构化和非结构化的数据,且半结构化和非结构化数据的增速远远大于结构化数据,这些也对档案的收集、整理、归档、保管及检索利用等环节提出了新要求。

  一、是档案收集工作。档案管理模式已难以对海量档案进行有效收集和科学管理,继续沿用原有管理模式势必会出现数据收集不齐全、档案分类不系统等、问题。

  二是档案整理工作。档案的整理方式大多较为粗放,无法以单件的形式输入到档案管理系统,无法达到档案查全率、查准率和查找速度。

  三、是档案归档工作。当前,企业多使用零散离线归档电子文件,电子文件归档的真实性以及一些文件内部的联系难以得到保证。同时,很多企业多存在信息系统多、数据管理分散、没有统一归档到档案部门集中保存的实际情况,随着时间的推移,在企业内部形成的很多有价值的数据将会被湮没。

  四、是档案保管工作。大数据时代,档案的数据种类发生巨大改变,唯有选用合适的网络数据存储方式整合异构数据,才能够处理海量档案信息,合理调配档案数字化所需的资源。

  五、是档案利用工作。当前,档案的利用机制从对象、载体、内容到手段都发生了根本性的变化,档案的利用机制趋于多元化、个性化、实时性、时效性。

  六、是档案人员的技能水平。档案管理工作涉及多学科、多领域、多技术的交叉,对档案人员的技能要求也相应提高,目前大部分档案人员计算机和数字化处理技能水平仍达不到当前大数据化的档案管理要求。

  此外,在工程项目的过程中,从项目负责人到人员,对进度更为重视,往往忽视对活动所产生文件材料进行存档,这也将直接影响档案“源头”的质量。

智慧档案管理

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关键词:智慧档案管理

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