智慧档案管理系统

联系大家

 服务热线:023-63412522

                 023-63412312

技术支撑:023-63424295

联系电话:134-3614-5128

企业网站:www.cqkuiniu.com

总部地址:重庆市渝北区金开大道1230号大雅·金开国际


档案库房智能环境控制系统建设

档案库房智能环境控制系统建设

发布日期:2020-06-09 编辑: 点击:

  一、面临的挑战

  传统档案库房管理大多依靠库房管理人员手动进行档案的上下架、库房巡检和盘点、温湿度记录、温湿度调整等业务操作,较少利用信息化、自动化技术进行自动管理,存在工作量大、效率低、统计利用不方便、管控手段单一等问题。

timg_副本.jpg


  1.工作量大、效率低

  按照档案库房管理要求,库房管理人员每天要进行常规的温湿度检查等,只能人工记录检查结果,工作效率较低,且无法进行快速统计和利用。如果出现温湿度异常的情况们需要人工调整空调、加湿除湿设备的参数,容易造成温湿度调整滞后,极有可能损坏档案,造成不必要的损失。对于馆(室)藏档案的盘点工作,部分企事业单位档案部门的盘点只局限于档案实体卷(盒)的盘点,对卷(盒)内文件无法进行一一检查,不但不能有效地反映馆(室)藏档案的真实情况,而且盘点情况还需要人工进行登记和统计,工作量较大。当需要对待销毁档案或现有已上架档案进行位置调整时,因档案存放位置依靠人工或计算机简单记录,库房管理人员无法进行快速且有针对性的查找,造成销毁工作和调整工作滞后,从而出现浪费现有库房资源的现象。

  2.库房情况不透明

  对于传统的库房管理,除现有库房管理人员外,单位主管领导和其他人员无法直观了解库房的布局、档案的存放位置、馆(室)藏情况、温湿度记录、巡检情况等,从而无法高效地进行工作监管。库房管理人员变更后,由于工作不易交接,接手人员短时间内无法快速熟悉现有资源,造成交接工作效率低下,短时间内会影响现有档案资源的利用。

  3.档案易损坏或丢失 

  按照档案库房“十防”要求,目前部分企事业单位的档案库房管理采用以“防”为主的策略,尽量减少档案的利用次数,仅采取了库房的防盗、防火等安全措施。但对于档案的安全控制缺乏有效的监控手段,如对于档案的位置移动、查阅、复印等操作无法进行自动记录,从而在档案损坏或丢失时很难追溯。

  二、功能分析

  随着信息技术的飞速发展,包括楼宇监控系统,基于RFID技术的条码监控设备、温湿度监控设备、自动调节设备等各种智能管理设备已经出现,并逐渐在档案库房中得到应用。企事业单位档案部门围绕档案库房的建设要求和管理规范,可尝试使用这些智能控制设备,以实现档案库房温湿度的自动监测及调节、馆(室)藏档案的智能识别及上下架、日常巡检及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等功能,减少库房管理人鱼的工作量,提高管理效率,构建“无人值守”档案库房管理体系。

  1.温湿度自动监测及调节

  温湿度自动监控设备是在传统的温湿度监控设备基础上,利用新技术,实现各个温湿度监控点统一联网监控,并根据预先设定的温湿度范围进行异常告警、自动调节,具有实时采集、快速响应、定时传输数据等特点,主要包括自动加湿除湿设备、温湿度监控设备等。温湿度监控设备具有全天候温湿度自动监测功能,实时采集档案库房温湿度监测点的数据,并将数据上传到指定的服务器,可以在管理人员计算机、楼宇监控控制室等终端进行显示。如果实际监测的数值超过设定值时,依据预先设置的温湿度上、下限数值,系统将会自动报警,以语音、画面、短信及邮件等方式通知库房管理人员,同时向相关调节设备发出指令,自动根据已设定的温湿度范围进行调整。

  温湿度自动监测及调节功能实现了在档案库房无人值守的情况下,能够智能监测档案库房温湿度情况,并依据实际情况对相关设备进行自动控制,实现温湿度的自动调节,确保档案库房温湿度符合相关要求,保证档案的安全保管。

  2.档案智能识别及上下架

  RFID又称无线射频识别,可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据,而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。这种集编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的技术,广泛应用于各行各业,改变着人们的工作方式,极大地提高了生产效率。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程,非接触性是其明显特征。读写器将特定格式的数据写入RFID标签,然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据,从而实现对物体识别信息的无接触式采集,无线传输等功能。

  随着条码设备在商场、超市、图书馆等的广泛应用,档案部门也开始逐步摸索。通过此项技术,能准确定位档案的位置及掌握移动情况;利用信息系统设置档案的上下架规则,及时为档案分配位置,实现自动上下架功能,在提供利用时,档案利用人员通过系统检索后,系统可以通过发送指令打开对应的密集架,库房管理人员进入库房取出档案后扫描条码,系统自动记录档案出库信息,就完成了档案的借阅出库过程;档案归还时,库房管理人员通过扫描条码,系统自动显示档案的库房位置信息,打开对应的密集架,档案上架后系统自动记录上架和归还信息,完成了档案的归还过程。对于未接系统登记的档案出入库、位置移动等非法操作,库房内监控设备将自动进行记录,并发出报警信息,以提高档案的安全控制水平。在库房盘点时,库房管理人员通过手持式条码识别设备,对库房内的档案进行扫描,生成档案统计信息,结合信息系统保存的借阅信息,实现对馆(室)藏档案资源的全面统计及盘点,降低了库房管理人员清点校对的工作量。

  3.日常巡检及出入库安全监控

  在使用传统库房防盗门锁的基础上,通过加装接触式磁卡电子门禁系统以提供双重安全保险。库房管理人员使用的磁卡需经专门授权,读卡器自动判别持卡人身份有效后方能开锁通行,系统将自动记录人员身份和出入库时间,形成库房的巡检记录报表等。

  通过在库房中安装夜视镜头、低照度镜头、红外镜头,配以报警传感器等,全面对库房进行监控,及时掌握监控情况。当在监控范围内有异常情况发生时,报警传感器会自动报警,同时把报警信息传送到库房管理人员的计算机及手机中,使管理人员随时掌握库房内发生的情况,可及时采取相应的解决措施,有效地保障库房安全。

  基于上述分析,在档案库房温湿度自动监测及调节、档案的智能识别及上下架、日常巡视及出入库安全监控等方面,国家电网企业档案馆利用相关硬件设备,进行了智能化管理档案库房的初步探索,提出了一些思路和方法,供企事业单位档案部门参考。


本文网址:/news/1259.html

关键词:智慧档案馆,库房环境控制系统

欢迎给大家留言
请在此输入留言内容,大家会尽快与您联系。
姓名
联系人
电话
座机/手机号码
邮箱
邮箱
地址
地址
XML 地图 | Sitemap 地图